Cómo automatizar el trabajo de arquitecto y tener más tiempo
¿Sabes la diferencia entre los arquitectos que trabajan mucho, que siempre tienen un montón de cosas urgentes por hacer, y los que aunque trabajan, parece que siempre tienen tiempo para descansar, son más eficaces, y disfrutan de una vida cómoda?
Sigue leyendo y encontrarás la clave.
Esta idea que te voy a contar a continuación es con la que yo misma intento cada día mejorar en mi trabajo y vida, y poco a poco lo voy consiguiendo.
Te aseguro que por poco que la apliques irás cambiando tus resultados, y te garantizo que no te arrepentirás, porque, ¿quién no querría tener un trabajo que pudiera funcionar en piloto automático, con un mejor resultado?
Todos podemos utilizar nuestro tiempo para 2 cosas:
Para ir apagando fuegos o trabajando de forma reactiva.
¿Qué es trabajar de forma reactiva? Pues interrumpir tu trabajo constantemente con acciones que no dependen de ti, como es contestar el teléfono todo el rato, aceptar cambios de horarios de última hora, responder a mensajes de correo electrónico en cuanto entran en la bandeja de entrada, e incluso enfrascarte en conversaciones con compañeros.
Vamos que tu día se organiza con un flujo basado en el azar del día a día y de los acontecimientos imprevisibles, terminando en un pozo de tareas urgentes amontonadas por tu falta de concentración.
Debes trabajar apoyado en sistemas que proporcionen foco y acción direccionada.
¿Cómo?
Centrándote en pensar cómo establecer reglas en tu trabajo para que se convierta en un motor que funcione lo más cercano posible al piloto automático.
Piénsalo un momento. Como apagafuegos, puede parecer que haces mucho y eres muy productivo, pero te aseguro que a la larga necesitas mucho más tiempo y energía para hacer lo mismo.
Esta forma de trabajar reactiva es similar a comprar algo que deseas. Te da una felicidad instantánea pero dura poco. Te pasas 10 minutos en algo urgente, y hurra, ¡lo terminaste! A continuación, pasas a la siguiente cosa, y a la siguiente, y a la siguiente y a la siguiente…
Es un ciclo sin fin que te deja atrapado en una rutina.
Y siempre habrá interrupciones de llamadas, correos electrónicos por contestar y cuestiones que requieren tu atención momentánea.
Si continúas perdiendo tu tiempo en terminar las urgencias del azar, vas a estar agotado y tu trabajo nunca mejorará.
Tu tiempo es tu mayor tesoro.
En lugar de consumir o quemar tu tiempo, inviértelo sabiamente.
Al igual que con la inversión de dinero, el tiempo tiene un ROI (retorno de la inversión).
Pensar en cómo puedes organizar tu tiempo de forma más correcta, es la mejor inversión inicial que puedes hacer y que siempre agradecerás pasado un tiempo.
A los arquitectos no nos enseñan a hacer esto, porque el diseño es algo emocional, que requiere libertad, pero sinceramente tú y yo sabemos que más del 80% de nuestro trabajo no es diseñar.
Trabajar con procedimientos claros y organizados hará que puedas pasar poco a poco esas urgencias a piloto automático.
¿Y qué se puede automatizar?
CASI TODO se puede convertir en algo más o menos repetitivo de una forma u otra.
Piensa en cada aspecto de tu trabajo diario que pueda ser automatizado y conviértelo en un proceso registrado.
Para ayudarte en el trabajo de automatizar, piensa que aunque de momento lo hagas tú todo, vas a delegar o externalizar estas tareas. Piensa también cómo querrías que las hiciera la otra persona. De esta forma, resulta más fácil centrarte en generar más valor y conseguir que se hagan las cosas como a ti te gustan más.
Las tres claves de una automatización que funciona.
1#.- Procesos.
Tienes que definir los posibles procesos de tu trabajo.
Para ello tienes que ser específico, claro e ir al grano, así que vete anotando poco a poco todo aquello que pueda convertirse en un proceso claro.
La idea es que la persona que se encargue de la tarea en cuestión no tenga preguntas o pueda hacer las cosas de forma diferente. Si no hay espacio para la interpretación, no hay espacio para errores de interpretación.
Por poner un ejemplo, has diseñado una remodelación de una casa y para ello te has apoyado en croquis y bocetos. Ahora necesitas pasarlo a un formato que puedas mostrar a tu cliente.
Tienes que tener claro qué planos y vistas necesitas, qué plumillas usas, qué formatos vas a usar en cada caso, cómo se va a nombrar cada cosa. No dejes nada al azar.
Conseguido automatizar esto ya no necesitas pasar este croquis a formato digital tú mismo. Aunque al final termines haciéndolo tú, podría hacerlo otra persona con el mismo resultado.
2#.-Las personas.
Asegúrate de trabajar siempre con personas que pueden formar parte de tu sistema estricto de automatización.
Necesitas que la gente que colabora contigo sea proactiva e incluso sugiera mejoras en los procesos existentes para hacerlos aún mejor y más eficientes. Elige las personas que pueden manejar su tiempo dentro del sistema establecido y podrás delegar mucho más tranquilamente.
3#.-Herramientas.
Investiga y ve probando herramientas para la gestión de documentos, diferentes softwares, herramientas de colaboración, gestión de proyectos, seguimiento del tiempo, un servidor de archivos compartidos. La tecnología está para ayudarnos.
Puede que pienses que estas herramientas cuestan dinero, y no puedes permitírtelo. Que no te detenga esta excusa y sé creativo. Puedes empezar a organizar tu trabajo en un simple excel.
Una última mala noticia: acabar con los fuegos del día a día es un trabajo para siempre.
Sistematiza tu empresa o trabajo desde ya para no morir en el intento.
Comienza a desarrollar desde hoy procesos desde cero. Es lo que te llevará a la liberación de tiempo y energía.
Al igual que al principio necesitas invertir dinero, también necesitarás invertir mucho tiempo en crear estos procesos, pero te aseguro que este tiempo perdido lo recuperarás rápidamente.
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