Esta semana he estado de vacaciones en Zurich.
Sólo me he tomado una semanita, ya que la agenda no me permitía más. Aunque luego me he dado cuenta de que tampoco me lo hubiera permitido mi bolsillo.
¡Qué precios se gastan los suizos! No me extraña nada los sueldos que ofrecen. La vida es claramente entre el doble y el triple de cara que en España.
Pero aparte de este punto (bastante importante si vas de turista), el país es precioso y es muy recomendable de visitar.
Pero hoy no quiero hablarte de mis vacaciones ni de la importancia de tomarse un descanso, aunque den para más de un artículo.
De lo que quiero hablarte hoy es de la famosa ley de Murphy o aquella alineación de planetas que provoca que sucedan cosas en la obra cuando uno se coge vacaciones.
Y esto me lleva pasando desde hace años.
¿ Obra y vacaciones son una mala combinación ?
¿Y cómo se soluciona algo así? Pues aceptando que no se puede evitar.
Los imprevistos son eso, hechos no contemplados que se deben resolver sobre la marcha.
Lo que sí que puedes es minimizar las consecuencias de estos con tres simples armas poderosas:
- Organizar archivos
- Automatizar procesos.
- Saber delegar.
1# Organización.
Aunque en este punto he de reconocer que aún flojeo, si tu escritorio está como el de la imagen de más abajo tendrás más de un problema.
La organización es básica, más aún si trabajas en equipo.
Más de una vez me han llamado estando de viaje para preguntarme acerca del último informe mensual o para conocer los últimos avances de la obra. En una llamada internacional desde África te aseguro que no es el momento para averiguar o recordar dónde lo he guardado.
2# Automatizar procesos.
Otro punto importante que puedes implementar desde ya para poder tener unas vacaciones merecidas es crear procedimientos automatizados, al menos en la parte esencial del trabajo.
De esta forma cada uno de los trabajos que hay que hacer se desarrollará en una secuencia cronológica adecuada.
Lo bueno de todo es que sólo tienes que pensar en cómo organizar y sistematizar los procesos una sola vez. Una vez creados, te ayudarán mucho en el proceso de formación de tus colaboradores o personal nuevo.
Yo, por ejemplo, tengo que entregar un informe mensual de cada obra. Este informe lo realizan varias personas, ya que se trata de obras complejas con distintos especialistas.
Aunque no esté yo, el proceso es sencillo de realizar y explicar, por lo que el informe siempre sale a tiempo.
3# Saber delegar.
Para mí lo más complicado de los tres puntos ha sido la delegación de trabajos.
La desconfianza siempre es un factor importante a superar.
Muchos tenemos la creencia de que nadie va a hacer el trabajo mejor que nosotros, y puede que sea así, pero en otras ocasiones, lo que ocurre es que no hemos dejado claro las funciones y los criterios para validar los trabajos.
Para dominar el arte de la delegación, aquí tienes los siguientes pasos:
- El primer paso es definir la actividad que vas a delegar.
- También deberás asegurarte de que la persona a quien delegas entienda perfectamente qué tiene que hacer.
- Tienes que explicar bien lo que tienen que hacer, cómo lo tienen que hacer y, algo no menos importante, por qué quieres que se haga así.
- Establecer unos plazos y tiempos de ejecución.
- Otro punto importante es que tendrás que establecer un nivel de acabado óptimo y aceptable.
- Por último, es importante marcar la forma en la que vas a realizar el control del trabajo terminado.
No olvides nunca que para avanzar necesitas ceder algunas responsabilidades y tener presente que no existe una única forma de hacer las cosas.
Y hasta aquí el avance de la semana.
La semana que viene, más historias de obra.
Y tú, ¿cómo haces para organizarte y delegar en vacaciones? Te espero en los comentarios.
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