Cualquiera que haya trabajado en obra, ya sea como dirección facultativa, formando parte de la constructora o trabajando como promotor, es consciente de la importancia de la cooperación y comunicación de los participantes.
Una buena cooperación y comunicación nos ayuda a realizar un mejor trabajo, fomenta las aportaciones individuales y colectivas y, en definitiva, nos ayuda a mejorar la marcha de los trabajos y su resultado final.
Gran parte de esta comunicación es diaria y se realiza de forma verbal, pero es esencial que periódicamente se deje constancia por escrito, a modo de acta o escribiendo en el libro de órdenes los puntos más relevantes.
Eso es lo que vengo a contarte hoy:
Objetivo de las reuniones de obra.
Las reuniones de obra son básicas, ya que te permiten compartir soluciones dentro de un grupo de personas con distintas competencias.
El proceso es sencillo: se expone un problema y, una vez que todas las partes tienen el mismo nivel de conocimiento sobre él, se toma la mejor decisión de forma colectiva.
Es conveniente que se celebren con una periodicidad pactada en función de vuestros objetivos. Si bien al inicio de una obra estas reuniones pueden ser más espaciadas, posteriormente se harán más constantes e importantes.
Las reuniones semanales son muy útiles para el análisis de la actividad realizada y de la que se pretende llevar a cabo en un futuro inmediato.
Es importante saber quién es el encargado de dirigir estas reuniones para que sólo una persona sea la que conduzca el desarrollo de la misma y facilitar la extracción de conclusiones.
Las actas de obra o por qué escribir en el libro de órdenes.
Puede que estés pensando que con realizar dichas reuniones es suficiente. Sin embargo te recuerdo que las palabras se las lleva el viento y por nuestra seguridad es mejor dejarlo todo por escrito.
Escribir en el libro de órdenes parece que es algo obsoleto y que la mayoría de compañeros realiza por puro protocolo al finalizar los trabajos, por ser su entrega obligatoria.
Te aseguro que te puede librar de más de un problema y si, como en mi caso, trabajas con empresas de distintas nacionalidades y normativas, todavía se hace más esencial.
Cómo organizar una reunión en tres pasos.
Hay un conjunto de acciones que tienes que tener en cuenta si tú eres el que la organiza y quieres llevarla a cabo en buenas condiciones.
1# Antes de la reunión: Preparación.
- Tienes que transmitir el objetivo de la reunión de forma adecuada a cada uno de los asistentes en el momento en que los citamos.
- Contar con el orden del día o con un guion de los puntos a tratar es fundamental.
- Debes convocar sólo a las personas que estén implicadas en el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar.
- La convocatoria ha de ser clara y deberá incluir; hora de inicio, asistentes, lugar, orden del día.
2# Durante la reunión: Ejecución.
- El Director de Ejecución suele ser el responsable de coordinar la reunión y será el encargado de elaborar el informe, acta o escribir en el libro de órdenes.
- Es importante aprovechar la presencia de los participantes para acordar una fecha para la siguiente reunión.
- Lo mejor suele ser crear una cita periódica al inicio de la obra, para que todos los participantes estén avisados con antelación.
3# Después de la reunión: Conclusiones.
- Con las conclusiones, se debe resumir y exponer lo tratado a los participantes
- Si no haces un acta o informe de la reunión, el libro de órdenes y asistencia es el lugar adecuado para resumir las conclusiones más importantes, y dejar por escrito éstas, así como los compromisos creados.
- No se trata de escribir “El Quijote”. Sólo se escribirán las decisiones más importantes tomadas de las distintas discusiones.
- Aunque no queden registrados en acta, es importante tomar nota de los temas discutidos, ya que, de esta forma, se puede recordar, jerarquizar y tener claro todas las medidas propuestas y aceptadas por las partes.
- Posteriormente, cada participante deberá firmar el Libro de Órdenes para formalizar las decisiones tomadas.
- Cada parte se quedará con copia de lo apuntado así como las soluciones acordadas. Esto dará validez a los acuerdos adoptados.
Otros puntos importantes a tener en cuenta.
1# Gráficos y fotografías.
Actualmente, con las nuevas tecnologías, puede ser una buena opción apoyar estas reuniones con fotografías o gráficos:
Estos nuevos datos son fáciles de incluir en los informes o actas que tengan un soporte distinto al libro de órdenes.
Es importante recordar que, aunque el formato es anticuado, hasta la fecha el libro de órdenes es el documento oficial y con formato reconocido (Orden de 9 de junio de 1971) para consignar en él las visitas, incidencias y órdenes que se produzcan en su desarrollo.
2# Tiempos máximos de reunión.
Que la reunión sea efectiva, dinámica y sobre todo rápida, dependerá en gran medida del coordinador. Debes demostrar liderazgo y completa seguridad en ti mismo.
Aun así no son recomendables reuniones más largas de una hora, ya que la gente pierde concentración y tienes el riesgo de no llegar a ningún lado.
Propuesta de guión para una reunión de obra
Ya por último te dejo el guion que yo utilizo para que organices tus reuniones y no olvides ningún punto:
- NÚMERO DE ACTA: Es importante llevar un seguimiento de las actas realizadas.
- DATOS IMPORTANTES: Contrato, número, plazo de ejecución de la obra y otros datos relevantes.
- PARTICIPANTES: Nombre de cada uno de los participantes de la reunión de la obra y sus respectivas firmas.
- LECTURA DEL ACTA ANTERIOR Y POSIBLES OBSERVACIONES A LA MISMA: Es el momento de aportar comentarios, sugerencias o aclaraciones del acta anterior.
- VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS PACTADOS SEGÚN ACTA ANTERIOR:
- ESTADO DE LOS COMPROMISOS: Se debe repasar el estado de los compromisos para refrescar a los participantes dichos acuerdos
- RESPONSABLE DEL COMPROMISO: También se debe recordar quién es el responsable de ejecutar el compromiso
- FECHA DEL PLAZO DE EJECUCIÓN: Se indicará la fecha con plazo máximo en el cual se debe ejecutar el compromiso pactado.
- FECHA DE EJECUCIÓN: Se indicará la fecha en la cual se ejecutó el compromiso pactado.
- DÍAS AVANCE/ATRASO: Automáticamente se establecerá los días de avance o atraso del compromiso pactado
- TEMAS NUEVOS TRATADOS: Se pondrán sobre la mesa los nuevos temas a tratar.
- DECISIONES NUEVAS TOMADAS: No pueden faltar los nuevos temas tratados.
- RESPONSABLE DEL COMPROMISO: De nuevo debe quedar claro quién es el encargado de realizar la acción.
- FECHA PLAZO EJECUCIÓN: Se indicará la fecha con plazo máximo en el cual se debe ejecutar el compromiso pactado.
- PRÓXIMA REUNIÓN: Por último, y sobre todo si no se trata de una reunión periódica se recordará la fecha y lugar para la próxima reunión.
Estos son los pasos que yo sigo. ¿Cómo organizas tú tus reuniones de obra?
Buenos días, mi duda es acerca de dos cuestiones:
El estudio de acciones
El acta de cambio de proyecto
Su definición y para qué sirven.
Sin otro particular, recibe un cordial de otro ex-expatriado en África ( Guinea Ecuatorial).
Hola Vicente,
Qué casualidad que también estuvieras por Guinea…
Pues no tengo muy clara las cuestiones… Solo te puedo decir que es de suma importante dejar registradas las acciones y los cambios de un proyecto en el proceso de la obra.
Dejar registrado todos los cambios que se van dando en una obra será clave para realizar una medición y cierre de la obra correcto.
Siento no poder ayudarme más
Hola, no puedo estar más deacuerdo con que escribir en el libro de ordenes esta obsoleto, pero que es lo mas recomendable, también.
Ahora han sacado el libro de ordenes de forma digital (no está funcionando en todas partes) y creo que es lo mejor, ya que lo puedes complementar y usar como libro de visitas, añadiendo fotos y croquis de detalles. Y lo mejor es que lo puedes enviar por email a todos los interesados (constructor, D.O., D.E., Coordinador de seguridad, y Promotor)
Lo de los tres pasos para organizar las reuniones de obra me parece perfecta la descripción relizada, aunque debo decir que añadiría que estas reuniones se hagan conjuntas con las del coordinador de seguridad para no tener dos reuniones en diferentes dias/horas, ( asi tambien nos enteramos de la seguridad en la obra y las medidas que se están tomando, porque no olvidemos quela D.O. y la D.E. tambien son responsables de la seguridad en las obras)
Un saludo
Hola Miguel Ángel,
Totalmente de acuerdo contigo con lo de incorporar al coordinador de seguridad. En Guinea es que no había 😛 y por eso no pensé en él.
Gracias por tu comentario
Hola , totalmente de acuerdo con el libro de ordenes y ta,bien con el libro digital, pero los subcontratos siguen usando sólo éste medio como comunicación.
Ahora mi pregunta es ..
¿Que pasa si el contratista no quiere firmar el libro después de abierto ..?
Hola Esteban, gracias por comentar,
Bueno si no se quiere firmar lo único que se puede hacer es primero intentar entender por qué no quiere y hacerle entrar en razón
Lo segundo, dejar por escrito y confirmado por el resto de las partes este hecho (que aunque ha formado parte de la reunión no está dispuesto a firmar por desavenencias).
Si hay promotor, el siguiente paso es informarle inmediatamente y explicarle los riesgos que esto puede suponer ( el contratista es de alguna forma elegido por él).
Yo tambien intentaría dejar constancia en el colegio de arquitectos o aparejadores, si el motivo por el que se ha negado a firmar el libro puede conllevar algún riesgo real grave, para que me asesoren.